Kampf gegen Gemeinksoten

Kampf gegen Gemeinkosten

Gebäudereinigung, Büromaterial oder Verpackung: Dinge, die nichts mit dem eigentlichen Kerngeschäft zu tun haben, verursachen oft unnötig hohe Kosten. Doch kleinen und mittleren Firmen fehlt es an Personal und Zeit, sie zu senken.

Das Unternehmen Bühler stellt mechatronische Antriebslösungen her. An weltweit acht Standorten bauen rund 1100 Mitarbeiter Motoren für Jalousien oder für elektrische Autositze. Die Verpackungen für den Transport der Motoren verursachen daher sogenannte nicht-strategische Kosten - oder, wie es im Buchalterjargon heißt, Gemeinkosten. Dazu gehören: Müllabfuhr, Reisekosten, Gebäudereinigung, Büromaterial - und Verpackung.

Vor etwas mehr als zwei Jahren versuchte Bühler Motor, die Verpackungskosten in Eigenregie zu senken. "Mit mäßigem Erfolg", wie Geschäftsführer Peter Muhr feststellt. "Der erste Schritt war, sich einen Überblick zu verschaffen. Die Gemeinkosten sind aber ein grauer Sumpf", stöhnt Muhr. Und deshalb scheiterte sein erster Anlauf.

Gewinnsteigerung um 48,5 Prozent möglich

Laut einer aktuellen Studie der Beratungsgesellschaft Expense Reduction Analysts können Unternehmen eine Menge sparen, wenn sie die Gemeinkosten unter die Lupe nehmen. Die Autoren der Studie rechnen vor, dass ein Unternehmen seinen Gewinn um 48,5 Prozent steigern kann, wenn es seine nicht-strategischen Kosten um drei Prozent senkt und gleichzeitig seinen Umsatz um drei Prozent steigert.

Jedes dritte der von Expense Reduction Analysts befragten Unternehmen glaubt, bei den Gemeinkosten zehn Prozent oder mehr einsparen zu können. "Es ist ein nicht unwesentlicher Block", bestätigt Muhr. Und obwohl die meisten Mittelständler das wissen, fällt es ihnen schwer, die Gemeinkosten zu reduzieren. Der Grund: Im Gegensatz zu Konzernen fehlen ihnen meist die personellen Ressourcen.

Mengenrabatte kommen nicht zustande

"In fast jedem Konzern gibt es zum Beispiel einen Travel-Manager oder einen Fuhrparkmanager. Positionen, die man im Mittelstand vergeblich sucht", sagt Thomas Löwer von Expense Reduction Analysts. Oft besteht die Einkaufsabteilung aus einer Handvoll von Einkäufern, die sich auf die strategisch wichtigen Beschaffungsbereiche konzentrieren und einfach keine Kapazitäten mehr haben, die nicht-strategischen Kosten zu optimieren.

Hinzu kommt, dass vor allem kleinere Mittelständler mit ihren Lieferanten selten auf Augenhöhe verhandeln. Kleinteile fürs Büro bestellen oft die einzelnen Abteilungen - Mengenrabatte kommen so nicht zustande. Und wenn die Marketingabteilung Bleistifte bestellt, denkt niemand über Instrumente zur Kostenkontrolle nach. Dabei empfehlen Experten, auch diesen vermeintlich unbedeutenden Kleinkram auszuschreiben und Einstandspreise zu vergleichen, wenn man die Gemeinkosten senken will.

Firmen lassen sich beraten

Angesichts der Einsparpotenziale hat Muhr einen zweiten Versuch gestartet, um seine Gemeinkosten in den Griff zu bekommen - und sich dabei professionell beraten lassen. Gemeinsam sind die Berater mit den Mitarbeitern von Bühler Motor die Reise-, Energie- und Abfallentsorgungskosten durchgegangen. In Workshops lernten die Mitarbeiter, wie man den eigentlichen Bedarf und die Kosten ermittelt und miteinander vergleicht. Dann halfen die Experten bei den Verhandlungen in den verschiedenen Bereichen.

Die Betreuung der Geschäftsreisen hat Bühler beispielsweise neu ausgeschrieben. So entstand eine Zusammenarbeit mit einem neuen Reisebüro. Wegen der hohen Stromkosten verhandelte das Unternehmen mit dem Stromversorger und bekam günstigere Konditionen. Und auch die Abfallentsorgung ist nun billiger, weil Bühler nachverhandelte. Zwischen 10 und 25 Prozent spare sein Unternehmen nun in den einzelnen Kostenkategorien, sagt Muhr. Als Nächstes will der Geschäftsführer es erneut mit den Verpackungskosten versuchen, diesmal mit Beratung.

Quelle:Impulse Unternehmer Magazin